Un forecast de vânzări făcut ca la carte are potențialul de a influența major deciziile pe care le iei pentru restaurantul tău. Când e momentul potrivit să deschizi o nouă locație? E momentul sau nu pentru investiții noi? Și tot așa…

În acest articol vom intra în detalii despre cum să faci corect un forecast de vânzări și de ce este important.

În cazul restaurantelor, ca de altfel în cazul celor mai multe afaceri, nu putem vorbi de un singur mod potrivit de previzionare. Cea mai bună metodă de a face un forecast de vânzări variază în funcție de modul în care gestionezi informațiile, cantitatea de date istorice la care ai acces și  care sunt factorii cheie pentru afacerea ta.

Nu e nevoie să fii un geniu al matematicii, dar trebuie să ții cont de câțiva metrici de performanță. Formula în sine este destul de simplă, așa că o poți face „de mână”, cum s-ar spune. Sau poți utiliza tehnologia care îți vine în ajutor.

Pasul unu: calculează capacitatea restaurantului

Să zicem că ai în restaurant 10 mese de câte patru persoane. În mod ideal, într-o seară aglomerată, toate cele 10 mese sunt complet ocupate. Și la fiecare masă ai câte două seturi de oaspeți pe seară. Așa încât poți estima că se vor servi 80 de feluri principale (10 mese x 4 oaspeți x 2 ture = 80). Iar fiecare porție îți va aduce 100 de lei (de exemplu).

Calculul ar fi după cum urmează:
Forecast vânzări = Numărul de Mese x Numărul de Scaune x Costul Mediu/Porție x Rulajul Meselor
Forecast vânzări = 10 mese x 4 oaspeți/masă x 100 lei/client x 2 ture/noapte
Forecast vânzări = 10 x 4 x 100 x 2
Forecast vânzări = 8.000 lei (într-o seară aglomerată)

Pentru a avea însă o privire de ansamblu, va trebui să aplici același calcul și pentru o seară cu puțini clienți. Spre exemplu, pentru seri în care mesele sunt pline doar pe jumătate. Poți aplica metoda pentru diverse perioade de timp (pentru o singură seară, sau pentru tot anul). Analizând valorile maxime și minime estimate, stabilești o medie pe săptămână. În plus, vei ști la ce să te aștepți în cazul celui mai bun, dar și celui mai rău scenariu.

Și din moment ce lucrezi cu estimări, la închiderea serii poți compara vânzările reale față de cele estimate. Câteodată coincide, alteori rezultatul va fi sub așteptări. Iar uneori lucrurile vor merge mai bine decât ai sperat.

Pasul doi: folosește datele de vânzări pentru a face previziuni

Pentru asta, va trebui fie să iei la mână datele adunate de-a lungul timpului, fie să folosești datele adunate de POS. Saaaau, folosește Restograf manager 😊.

Cu Restograf manager ai acces la statistici în timp real despre nivelul de încărcare al localului tău. În plus știi cât timp petrec oaspeții la masă, precum și raport în timp real despre încasările generate de Restograf. Astfel încât, folosind toate aceste date, îți va fi mult mai ușor să faci previziuni.

De ce este important să faci un forecast de vânzări?

Analiza datelor este un pas esențial pentru a lua decizii deștepte de business. Uitându-te la rapoartele anterioare de vânzări poți lua hotărâri informate cu privire la personal, inventar, extindere etc. Iată câteva segmente pentru care analiza datelor se dovedește a fi extrem de utilă.

•  Previziuni legate de stoc / inventar

De unde știi câtă carne de hamburger, spre exemplu, ar trebui să comanzi pentru luna viitoare? Previziunile se bazează pe cifrele înregistrate în trecut în perioade similare de timp. Așa încât forecast-ul te poate ajuta să prezici ce vânzări vei avea într-un anumit an, lună, sau săptămână, cu o oarecare acuratețe. Asta include și cantitatea de produse pe care trebuie să o achiziționezi pentru a-ți completa inventarul încât să nu rămâi fără ingrediente sau, din contră, să ai prea mult și să se strice.

Spre exemplu, verifică zilele de vineri din ultimele 10 săptămâni (presupunând că nu se intercalează cu sărbători sau evenimente speciale). Așa poți avea un estimat pentru câți hamburgeri vei vinde în următoarea lună, vinerea.

Nu uita însă că într-un restaurant lucrurile sunt impredictibile. E posibil să ai oaspeți mai mulți ca de obicei sau, dimpotrivă. Chiar și așa, te ajută să pornești de la un estimat.
 

• Planuri sezoniere

Tot cu ajutorul datelor colectate de-a lungul timpului și un forecast corect, vei putea previziona vânzările din anumite perioade speciale – ca de exemplu de sărbători, evenimente speciale, în sezonul rece etc. Atunci când analizezi datele strânse, s-ar putea să observi că odată cu venirea iernii ai mai mulți oaspeți în restaurant. Raportându-te la datele din sezonul trecut, vei vedea cum costurile fluctuează odată cu temperatura de afară și te vei putea pregăti pentru a profita de oportunitate, cu personal extra și stocuri suficiente.

 

• Organizarea personalului

Pe baza forecastului îți e mai ușor să-ți dai seama de câți angajați ai nevoie în restaurant și să programezi turele. Cheltuielile cu personalul reprezintă unul din costurile cele mai mari într-un local. Ținând cont de datele pe care le ai, vei avea siguranța că iei decizii în cunoștință de cauză, estimând exact ce nevoi vei avea.

Spre exemplu, dacă de obicei ai mai puțini oaspeți în zilele de marți, nu vei avea nevoie de la fel de mulți ospătari în acele zile și o echipă mai mică va fi suficientă (ceea ce implică și costuri mai mici). La polul opus, vinerea s-ar putea să ai nevoie de mai mulți oameni care să servească la mese.
 

• Previziuni legate de profit

Până la urmă nu trebuie să uităm că vorbim de o afacere. Pentru a avea succes, trebuie să știi ce sume te aștepți să încasezi într-o anumită perioadă de timp. În funcție de estimarea volumului de vânzări, îți poți face planuri de dezvoltare. Spre exemplu, te-ai apuca să renovezi restaurantul sau să faci o achiziție importantă dacă ai ști că urmează o perioadă cu încasări mai mici? Și oare chiar ar trebui să angajezi acel asistent manager acum, sau ar trebui să mai aștepți o lună-două?

Ca și în orice altă afacere, este important să faci previziuni financiare. Ia în calcul toate elementele care au impact asupra venitului așa încât să fii pregătit în orice situație.