Ca manager de restaurant trebuie să urmărești și să analizezi câțiva metrici de performanță pentru a-ți da seama dacă afacerea ta este pe drumul cel bun. Noi îți spunem cum.
Urmărind în mod regulat anumiți indici (sau KPI, dacă vrei), poți depista din timp un trend descendent și identifica acele segmente care ar trebui îmbunătățite.
Un raport dat publicității în acest an în Statele Unite, care analizează succesul restaurantelor, arată că 68% din profesioniștii din domeniu urmăresc constant rapoartele de vânzări, 45% raportul privind forța de muncă și 32% meniul. Poate ai fi surprins să afli că 20% dintre cei vizați de studiu au spus că dau refresh de mai multe ori pe zi la statisticile privind vânzările.
Un lucru este sigur: nu te poți aștepta ca, peste noapte, să crești profitul și eficiența restaurantului tău. Sunt atât de multe „rotițe” implicate în acest angrenaj, atât de multe variabile, încât doar cu o singură schimbare nu vei îmbunătăți toate aspectele afacerii tale. Trebuie să ții seama de toate costurile implicate, de toate sursele de venit și orice alți factori care influențează, într-un mod sau altul, profitul.
În schimb, dacă vrei să ai succes, va trebui tot timpul să testezi și să faci ajustări. Astfel îți vei da seama ce anume dă rezultate și care sunt cele mai bune practici pentru afacerea ta.
Noi îți vorbim astăzi despre șapte metrici de performanță importanți de care ar trebui să ții cont și cum să îi calculezi.
Reține de la început că sumele date drept exemplu sunt fictive și servesc drept exemplu pentru formula matematică!
7 metrici de performanță și cum să-i calculezi
1. Pragul de rentabilitate (break even point)
Este unul din primele lucruri pe care ar trebui să le calculezi. Această cifră te ajută să determini ce sumă trebuie să aduci din vânzări pentru a-ți „scoate” investiția inițială. Cifra poate fi apoi folosită pentru a determina de cât timp ai nevoie pentru a realiza acest lucru. Pragul de rentabilitate este unul din acei KPI must have dacă ești în căutare de investitori sau dacă vrei să deschizi un nou restaurant.
De aceeași analiză te poți folosi pentru a justifica o achiziție importantă – cum ar fi de exemplu modernizarea bucătăriei sau o nouă campanie de marketing. Una este să spui că un proiect sau o inițiativă te va costa 10.000 de euro, alta e să spui că se va amortiza singură în trei luni de zile – este o chestiune de percepție!
Cum calculezi pragul de rentabilitate
Pentru a-ți fi mai ușor, îți vom arăta, concret, cum poți face calculul, folosind niște cifre orientative – important este să înțelegi modul de calcul.
Să spunem că restaurantul tău vinde într-o lună de 10.000 €, din care scazi 3.000 € cheltuieli variabile și 4.000 € cheltuieli fixe. Pragul de rentabilitate în acea lună este de 5.714,29 €. Asta înseamnă că începi să înregistrezi profit de abia după ce încasezi mai mult de 5.714,29 € din vânzarea de mâncare și băutură.
Ecuația este:
Total Cheltuieli Fixe : ( (Total Vânzări – Total Cheltuieli Variabile) / Total Vânzări) = Pragul de Rentabilitate
4.000 € : ((10.000 € – 3.000 €) / 10.000 €) = 4.000 € : (7.000 € / 10.000 €) = 4.000 € : 0,7 € = 5.714,29 €
2. Costul bunurilor vândute (Costs of Goods Sold)
Este vorba de costul necesar pentru a prepara fiecare mâncare și băutură pe care o servești oaspeților tăi. Este, într-un fel, o reprezentare a inventarului tău pe parcursul unei anumite perioade de timp. Pentru a calcula acest cost, trebuie să înregistrezi inventarul avut la începutul și la finalul perioadei de timp selectate, plus orice achiziție adițională în acel segment de timp.
Este important să urmărești costul bunurilor vândute deoarece, de obicei, reprezintă cea mai mare cheltuială dintr-un restaurant. Și unul din cei mai importanți metrici de performanță de care aă ții cont. Identificând modalități de a minimiza aceste cheltuieli, obții un adaos mai mare. Spre exemplu, poți negocia prețuri mai bune la furnizori sau folosi ingrediente de sezon. Fiecare leu economisit din costul bunurilor vândute este un leu adăugat la profitul pe care-l faci.
Cum calculezi costul bunurilor vândute
Să zicem că valoarea inventarului tău la început de lună este de 5.000 € (din nou, vorbim de sume ipotetice), mai faci achiziții de alte 2.000 € pe parcursul lunii și închizi luna cu marfă în valoare de 4.000 € în inventar. Costul bunurilor vândute în acea lună este de 5.000 € (valoare inventar inițial) + 2.000 € (marfă achiziționată) – 4.000 € (valoare inventar final) = 3.000 €.
Ecuația este:
Valoare Inventar Inițial + Valoare Marfă Achiziționată – Valoare Inventar Final = Costul Bunurilor Vândute
3. Rata forfetară
Este important să cunoști costurile fixe, deoarece acolo lucrurile sunt foarte clare: unei anumite facturi, îi corespunde un anumit preț. Dar nu ți-ar fi de ajutor să-ți vezi costurile fixe defalcate pe ore sau pe zile? În acest sens este util calculul ratei forfetare. Este un tip de contabilitate a cheltuielilor care te ajută să înțelegi cât te costă funcționarea restaurantului dacă iei în calcul numai cheltuielile fixe.
Cum calculezi rata forfetară
Să zicem că ai avut cheltuieli fixe în valoare totală de 10.000 € într-o lună, iar restaurantul tău este deschis 80 de ore pe săptămână (într-o lună cu 31 de zile). Presupunând că este deschis zilnic, rata forfetară va fi de 28,23 €/oră și 322,58 €/zi. Însă aceste cifre ar fi mai mari dacă luna ar fi mai scurtă (cum e februarie), deoarece ai aloca aceeași sumă de bani pentru mai puține ore de funcționare. În acest caz, costurile ar ajunge la 31,25 €/oră și 357,14 € /zi.
Ecuația este:
Total Cheltuieli Fixe / Total Ore de Funcționare = Rata forfetară
4. Costul de producție
În cazul unui restaurant, este vorba de suma care rezultă din cheltuielile salariale (salarii, ore suplimentare, beneficii etc.) și costul bunurilor vândute. De obicei, costul de producție al unui restaurant se ridică la aproximativ 60% din totalul vânzărilor. Și în acest caz vorbim despre unul din cei mai importanți metrici de performață de care trebuie să ții cont. Și asta deoarece reprezintă cel mai mare procent din cheltuielile controlabile ale unui restaurant. Și chiar dacă nu poți modifica lunar costul chiriei, spre exemplu, poți în schimb găsi metode de a scădea costul de producție. Cum? Printr-un mai bun management al forței de muncă. Astfel, costul de producție reprezintă principalul segment pe care un manager de restaurant îl poate optimiza așa încât să scadă cheltuielile și să crească profitul.
Cum calculezi costul de producție
Acum că știi cum să calculezi costul bunurilor vândute, este foarte simplu să calculezi costul de producție. Pur și simplu adună toate cheltuielile salariale. Aici intră salariile, orele suplimentare, taxele și beneficiile. Apoi adună și costul bunurilor vândute.
Ecuația este:
Cheltuieli Salariale + Costul Bunurilor Vândute = Cost de Producție
5. Costul procentual al unui preparat
Reprezintă diferența dintre costul unui anumit preparat din meniu (costul tuturor ingredientelor folosite) și prețul său de vânzare.
Cum calculezi costul unui preparat
Dacă te costă 5 € să faci un preparat cu somon și îl vinzi cu 15 €, costul procentual va fi de 33%. Deși depinde și de noutatea unui preparat, de așteptările oaspeților și de tipul de restaurant, acest procent ar trebuie să fie cuprins, de regulă, între 28 și 35%.
Poți face acest calcul pentru toate bunurile vândute împărțind costul total al mâncării la totalul vânzărilor, într-o perioadă dată de timp. Dacă înțelegi costul procentual al fiecărui preparat din meniu poți alege să le promovezi pe acelea care îți aduc cel mai mare câștig.
Ecuația este:
Costul Ingredientelor / Vânzări Totale = Costul Procentual al unui Preparat
6. Profitul brut
Profitul brut arată profitul pe care îl face un restaurant după deducerea costului bunurilor vândute. Profitul brut rezultat reprezintă banii disponibili pentru a plăti cheltuielile fixe și profitul. Pentru a calcula profitul brut, scade costul total al bunurilor vândute într-o anumită perioadă de timp, din totalul venitului înregistrat (din vânzarea mâncării, a băuturilor sau al produselor).
Cum calculezi profitul brut
Dacă un restaurant înregistrează într-o lună vânzări totale de 10.000 €, iar costul bunurilor vândute se ridică la 4.500 €, profitul brut în acea lună va fi de 10.000 € (total vânzări) – 4.500 € (costul bunurilor vândute), adică 5.500 €.
Ecuația este:
Total vânzări – Costul Bunurilor Vândute = Profit Brut
7. Rata fluctuației de personal
Reprezintă procentul de angajați care își dau demisia/sunt concediați și care trebuie înlocuiți într-o anumită perioadă de timp. Industria restaurantelor înregistrează una din cele mai mari fluctuații de personal comparativ cu alte domenii și este una din cele mai mari probleme la acest moment. O rată mare de fluctuație poate afecta eficiența afacerii, mai ales că este nevoie de timp și atenție pentru a instrui oamenii nou angajați. De aceea este important să găsești metode de a stimula engagementul angajaților.
Cum calculezi rata fluctuației de personal
Începe prin a aduna numărul de angajați de la începutul și finalul unei anumite perioade de timp, selectată de tine. Apoi împarte suma la doi pentru a afla numărul mediu de angajați din acea perioadă. Împarte numărul de angajați care ți-au plecat la media de angajați din acea lună și vei afla care este rata fluctuației de personal.
Ecuația este:
(Numărul de angajați avuți la începutul lunii + Numărul de angajați avuți la finalul lunii) / 2 = Numărul mediu de angajați ai lunii respective
Numărul de angajați plecați în luna respectivă / Numărul mediu de angajați ai lunii respective = Rata fluctuației de personal.
Exemplu: dacă ai 10 angajați la începutul lunii și 8 la finalul lunii, ecuația va arăta așa:
(10+8) / 2 = 9
2 / 9 = 0,222
Adică un procent de 22,2%.
Acum știi care sunt cei mai importanți metrici de performanță de care trebuie să ții seama. Pentru a face o analiză cât mai corectă, ar trebui să-i urmărești regulat, dacă nu săptămânal, măcar lunar. Apoi fă o comparație între datele pe care le colectezi în timp, pentru a putea identifica din timp eventualele probleme care apar și să le poți remedia înainte ca afacerea ta să aibă de suferit.
