Costurile directe într-un restaurant reprezintă cea mai mare cheltuială. Și cum pentru a avea succes vei fi nevoit să faci tot felul de investiții, n-ar strica să afli despre câteva metode de a reduce costurile cu materia primă și cu forța de muncă.

În viață nu există garanții, iar în domeniul afacerilor cu restaurante, cu atât mai puțin. Ca proprietar de local, sunt lucruri pe care le vei putea controla și altele în privința cărora nu vei avea de ales. Și trebuie să te întrebi: în momentul în care vei da de greu, vei dispune de suficiente fonduri încât să ții lumina aprinsă? Aici intervine importanța costurilor primare (sau directe).

Ce sunt costurile directe

Costurile directe (sau primare) reprezintă unul din cei mai importanți metrici de performanță ai unui restaurant. Ca valoare, înseamnă suma dintre costul bunurilor vândute (a materiei prime) și a costului cu forța de muncă. Practic, te bazezi pe costurile directe pentru a servi oaspeții cu preparatele și băuturile din meniu. Ca regulă, aceste costuri ar trebui să dicteze felul în care îți manageriezi veniturile zilnice, așa încât să-ți asiguri o margine bună de profit. Analizându-le, îți vei putea da seama cât ar trebui să coste un preparat așa încât să fie profitabil și cât poți cheltui fără ca asta să-ți impacteze negativ afacerea.

Costurile directe (sau primare) includ alimentele și băutura din inventar și costurile cu forța de muncă (inclusiv taxe și beneficii). Costurile primare NU includ echipamentele20 din bucătărie, produsele sanitare, de birotică, costul reparațiilor, mobilier, designul meniului, utilități, signalistică și decor, costurile de întreținere etc.

De curând îți arătam într-un articol cum se calculează costul primar într-un restaurant. Și menționam că partea bună a acestor costuri este că, dacă le monitorizezi, le poți controla. Un furnizor a crescut prețul? Schimbă-l! În serile de luni nu ai așa de mulți oaspeți? Programează turele așa încât să ai mai puțin personal în restaurant.

Iată ce altceva mai poți face.

7 metode eficiente de a reduce costurile directe

1. Cumpără numai ceea ce-ți folosește

Atunci când achiziționezi produse (ingrediente, alimente, băutură etc.) mai mult decât ai nevoie, automat asta duce la risipă, produse stricate sau porții mai mari decât ar trebui. Ține o evidență clară la tot ceea ce comanzi de la furnizori, cantitatea achiziționată și preț. În momentul în care primești comanda, verifică dacă ți s-a livrat exact ceea ce ai comandat. Deși este o sarcină consumatoare de timp, programe avansate de software te pot ajuta să ai o evidență clară.

2. Concentreză-te pe vânzarea preparatelor care îți aduc cel mai mare profit, în ciuda costurilor cu materia primă

Chiar dacă anumite preparate implică un cost de producție mai mare, ele îți pot aduce deseori mai mult profit. Spre exemplu, chiar dacă te costă mai mult să incluzi în meniu steak-uri sau fructe de mare proaspete, prețul lor este mai ridicat și, de multe ori, îți aduc profit. Pe de altă parte, dacă vei servi mai mult paste sau pui, vei cheltui mai puțini bani pe ingrediente, însă nici nu le vei putea vinde pentru un profit notabil.

Lucrurile acestea par evidente, însă mulți manageri nu țin cont de marginile de profit ale preparatelor din meniu. Și dacă nu stai să-l iei pe fiecare în parte, calculând cât de costă, individual, fiecare ingredient folosit (pentru a determina cât cheltui, de fapt, pe gătirea mâncării respective), atunci vei rata oportunitatea de a vinde oaspeților celor mai profitabile farfurii din meniu. Și poate ți-ai da seama, de exemplu, că dacă adaugi creveți în paste, ai putea câștiga mai mult.

Unele sisteme POS oferă acest serviciu – de a stabili costul unui preparat și ce profit îți aduce. În lipsa lui, va trebui să te bazezi pe clasicele calcule contabile.

3. Monitorizează zilnic raportul privind costul cu materia primă și forța de muncă

Dacă vei analiza frecvent costul bunurilor vândute, vei putea face rapid schimbări atunci când situația o impune. Și astfel îți poți diminua costurile.

O altă metodă de a economisi este de a face un raport zilnic care să calculeze cât la sută din venit cheltui cu forța de muncă. De ajutor îți va fi și un program precum Restograf manager, pentru că astfel vei avea acces la statistici privind gradul de ocupare din restaurantul tău. Spre exemplu, dacă în zilele de luni nu ai foarte mulți oaspeți și seara se termină devreme, poate ar fi o idee bună să reduci personalul din restaurant în acea zi. Astfel îți vei putea organiza mai bine turele și personalul, și vei putea face economii cu forța de muncă.

4. Determină costul exact al preparatelor

Pentru a înregistra profit, trebuie să îți stabilești un target privind costurile și să îl și poți atinge. Primul pas în proiectarea unui astfel de target este să creezi o listă de inventar în care să treci prețul fiecărui ingredient achiziționat. Pe baza acestei liste poți calcula apoi cât te costă să prepari o anumită rețetă, pentru a-l compara cu prețul de vânzare din meniu.

5. Calculează costul teoretic al preparatelor

Înainte de a putea controla și interveni asupra costului preparatelor, mai întâi trebuie să determini cât se presupune că ar trebui să fie, de fapt. Cu alte cuvinte, costul teoretic înseamnă cât ar trebui să te coste pe tine mâncarea servită, într-o lume ideală în care nu există porții prea mari, risipă, produse expirate etc. Pentru a face acest calcul, trebuie să ai câteva informații. Mai întâi trebuie să știi care este costul fiecărui preparat din meniu (socotit cât mai exact, ținând cont de cantitatea și costul fiecărui ingredient din rețetă). Apoi trebuie să știi câte porții ai vândut din fiecare (date pe care ar trebui să le obții ușor cu ajutorul POS-ul). Și, la final, să știi suma încasată din totalul vânzărilor de mâncare (în lei).

Formula de calcul a costului teoretic (stabilit în procente), va fi următoarea:

[(cost preparat A x porții vândute din preparatul A) + (cost preparat B x porții vândute din preparatul B) + …] / Suma obținută din totalul vânzărilor x 100

Următorul pas este să compari costul teoretic cu costul real înregistrat în perioada de referință (din costul real scazi costul teoretic). Deși diferența dintre ele nu va fi niciodată 0, scopul este de a putea identifica schimbările apărute brusc sau un trend ascendent. Astfel de schimbări sunt un semnal de alarmă că ceva nu funcționează cum trebuie și ar trebui să investighezi motivul. Poate fi vorba de porții prea mari, risipă de ingrediente sau chiar furt din inventar.

6. Gătește atât cât trebuie

Dacă și localul tău este ca majoritatea restaurantelor, înseamnă că în bucătărie lucrurile se întâmplă pe repede înainte, încercând să servești rapid și eficient cât mai mulți oaspeți. Și, de obicei, anumite ore sunt mai aglomerate decât altele. Pre-porționarea este esențială în acest proces și te ajută să ții sub control costurile.

Pentru a reduce risipa (și a limita cazurile în care ingredientele expiră), trebuie să determini cantitatea optimă de mâncare de preparat în fiecare tură de lucru, în funcție de vânzările anticipate. Chef-ii și managerii care doar fac estimări „la ghici” asupra numărului de oaspeți pe care se așteaptă să-l aibă în restaurant la anumite ore, invariabil vor sub- sau supra- licita. Drept urmare, dacă prepară prea multă mâncare, asta va duce la risipă; dacă gătesc prea puțin, nu vor face față cererii. Cu Restograf manager ai acces la statistici privind gradul de încărcare din localul tău, dar și posibilitatea de a crea rapoarte și de a compara statisticile pe perioade de timp. Astfel vei putea face estimări mult mai apropiate de realitate.

7. Evaluează periodic furnizorii și costurile de aprovizionare

Atunci când observi o creștere în costul bunurilor vândute (a materiei prime), unul dintre motive poate fi acela că un furnizor de-al tău a crescut prețul produselor. Iar dacă remarci că un anume ingredient costă mai mult, poți căuta un brand mai ieftin. Dar înainte de a căuta un alt furnizor, încearcă să renegociezi contractul și să obții prețuri mai bune de la cel cu care lucrezi în acest moment. Dacă asta nu funcționează, compară costurile. Un sistem bun de management al inventarului din restaurant poate identifica erori de preț. Bine ar fi să faci și o cercetare de piață pentru a determina care este prețul mediu practicat în cazul unui anumit ingredient. Chiar dacă nu vrei să-ți strici relația cu un anumit furnizor, trebuie totuși să ții seama de marginea de profit.