Gestionarea unui restaurant este și așa destul de dificilă, fără a mai lua în calcul și cheltuielile neașteptate la care trebuie să faci față. Deși astfel de situații nu pot fi evitate complet, îți poți face în schimb o strategie de a le aborda.

O parte importantă din ceea ce înseamnă planificarea bugetului presupune a înțelege exact pe ce anume se duc banii. Pe lângă cheltuielile evidente (precum cele pentru mâncare și salariale), mai sunt și alte aspecte de care trebuie să ții cont – marketing, utilități, echipamente, aprovizionare și lucrări de întreținere. Unele costuri sunt fixe – pentru chirie, asigurări și credite; altele fluctuează – spre exemplu plata utilităților sau costurile pentru aprovizionare. La acestea se adaugă cheltuielile neprevăzute – dacă ți se strică un echipament, se înfundă vreo țeavă sau expiră o parte din ingredientele pe care le folosești.

Trebuie să iei în calcul toate aceste lucruri atunci când îți planifici bugetul, așa încât să nu ai dificultăți financiare pe parcursul anului.

Ce cauzează cheltuieli neprevăzute?

Pentru a ști cum să le eviți, trebuie mai întâi să înțelegi de unde vin toate aceste costuri suplimentare. De obicei ele se ivesc regulat, dar par neașteptate pentru că nu există o persoană care să țină o evidență a cheltuielilor în timp și nici un calendar care să le previzioneze. În plus, uneori se omite faptul că un aparat nu poate funcționa perfect la infinit când, de fapt, deseori echipamentele folosite vor trebui reparate sau înlocuite. Pe lângă toate acestea, intervin și alte situații ce implică cheltuieli. Ca de exemplu epuizarea stocurilor de marfă – fie pentru că ai comandat prea puțin, fie prea mult și s-a stricat.

Din fericire, există soluții pe care le poți implementa așa încât astfel de situații să apară cât mai rar.

Implementează un calendar de întreținere preventivă

Achiziția aparetelor de gătit presupuna una dintre cele mai costisitoare investiții dintr-un restaurant. Și dacă nu vrei să te găsești în situația de a fi nevoit să schimbi sau să repari o mașină de gătit sau alt echipament din restaurant, cel mai bine este să știi exact când ar trebui să-i faci revizia și care este perioada de garanție. În plus, ar trebui să existe reguli cu privire la curățarea lor periodică, schimbarea filtrelor etc.

Există soft-uri de mentenanță pe care le poți utiliza, așa încât totul să fie mai ușor și să scapi de o grijă. Și ar trebui întotdeauna să ai un fond de rezervă pregătit așa încât, dacă un echipament nu poate fi reparat, să îl poți înlocui – mai ales dacă este unul extrem de important în bucătărie.

Redu risipa alimentară

Din acest punct de vedere, este foarte important să ai o evidență clară a stocurilor! Verifică inventarul la sfârșitul zilei pentru a ști când trebuie să faci o nouă comandă – astfel eviți situațiile în care rămâi fără marfă, dar și pe cele în care comanzi produse care există deja în stoc. De asemenea, etichetează acele ingrediente care trebuie folosite cu prioritate, în funcție de data până la care pot fi consumate, precum și fiecare produs/preparat din camera frigorifică. La rândul lor, și angajații trebuie instruiți în acest sens – spre exemplu, bucătarii trebuie să urmărească strict rețetele, iar personalul de servire poate recomanda cu prioritate preparatele cu produse care se apropie de expirare (o idee bună este să le incluzi în meniul zilei).

Elimină furtul la locul de muncă

Furtul angajaților într-un restaurant este o problemă de notorietate. Și asta cu atât mai mult dacă managerul/proprietarul localului nu este atent sau nu poate fi prezent tot timpul. Și nici măcar nu trebuie să fie vorba de bani – de la pliculețe cu zahăr până la sticle de băutură, toate se pot… evapora ca prin minune. Și așa, puțin câte puțin în fiecare zi, totul se adaugă la nota ta de plată.

Una dintre soluții este să instalezi camere video. Sau să pui încuietori la rafturile de băuturi, frigidere sau congelatoare. Însă varianta mai sigură și mai modernă este să folosești un soft prin care să obții rapoarte în timp real asupra tuturor activităților din restaurant, de oriunde. Un astfel de soft îți poate arăta câte bonuri și note de plată s-au emis într-o zi, ce discounturi sau oferte au fost aplicate, unele pot afișa rapoarte de încasări pentru fiecare operator, înregistrează comenzile în baza de date, ba chiar inventariază automat produsele.

Încheie parteneriate de durată cu furnizorii

Încheierea unor contracte pe termen lung cu furnizorii te pune la adăpost, cel puțin teoretic, de creșterea neașteptată a prețurilor. O afacere care se dezvoltă presupune și mărirea stocurilor. Însă dacă ai o relație bună cu furnizorii tăi aceștia îți vor putea oferi pachete personalizate și reduceri, așa încât ambele părți să aibă de câștigat. În plus, de la ei poți afla din timp de anumite produse sezoniere pe care aceștia le comercializează, așa încât să incluzi în bugetul anual și achiziționarea acestora.

Alte costuri pe care ar trebui să le iei în considerare

Chiar dacă nu poți face nimic pentru a le influența într-un fel sau altul, este bine să fii atent la alte câteva aspecte care pot implica costuri fluctuante.

• Chirie: locațiile centrale sau cu vad comercial pot fi mai costisitoare. Așa că dacă ești de abia la început de drum, asigură-te că dispui de suficiente fonduri din care să poți plăti chiria până începi să înregistrezi profit.
  
  
• Electricitate: cel mai bine este să investești din start în echipamente și aparatură cu un consum de energie electrică scăzut. În plus, folosește becuri economice.
  Dacă vrei să ai succes, nu poți ignora acest aspect extrem de important al unei afaceri. O regulă bună este să aloci o zecime din încasările tale către bugetul de marketing.
  
  
• Altele: creșterea salariului minim pe economie; beneficiile acordate angajaților; creșteri neașteptate la prețul produselor alimentare ca urmare a unor probleme de pe piață (de exemplu gripa porcină) sau a creșterii prețului la combustibil; vandalism; amenzi.

Oricât ai vrea să ai totul sub control, din păcate cheltuieli neașteptate vor apărea oricum. Cel mai bine ar fi să ai un fond de rezervă la care să poți apela în situații de urgență. Și nu uita: dacă nu poți planifica neprevăzutul, măcar fii pregătit când se întâmplă!